Mail.app

Mail : เป็นโปรแกรมรับส่ง Email จากภายในเครื่องเราครับ เหมือนกันกับ M$ Outlook Express

ซึ่งตามธรรมชาติแล้วโปรแกรมแต่ละตัวของทาง Apple บน OS X เองสามารถทำงานร่วมกันได้ค่อนข้างดีครับ นอกจากจะสามารถช่วยให้เราบริหารจัดการ Email ในเครื่องเราแล้ว เรายังจัดการกับข้อมูลที่อยู่ในเนื้อหาของ Email ต่าง ๆ ได้ด้วย

mail-interface-1_0.jpg

ไอคอนโปรแกรม Mail

mail-icon_0.jpg

มีส่วนประกอบดังนี้

mail-basic-1_0.jpg

Toolbar :

แถบเครื่องมือของโปรแกรม Mail เราสามารถปรับเปลี่ยนได้จาก menu bar/ View/ Customize toolbar หรือคลิ๊กขวาแล้วเลือก Customize menu bar ก็ได้

Side bar : เป็นที่อยู่ของ

mailbox-1_0.jpg

  • Mailboxes ต่าง ๆ ที่เรามี
    • Inbox : กล่องเมล์ขาเข้า
    • Outbox : กล่องเมล์ขาออก
    • Draft : เมล์ที่เราร่างเอาไว้ ยังไม่ได้ส่ง
    • Sent : เมล์ที่ถูกส่งออกไปแล้ว
    • Trash : เมล์ที่เราต้องการจะลบ จะมาถูกพักเอาไว้ในนี้ก่อน (หลักการเดียวกับ Trash)

reminder-2_0.jpg

  • Reminder : พวกบันทึกช่วยจำ
    • To do : รายการที่เราต้องทำ (ส่วนนี้จะไปโผล่อยู่ในTo do ใน iCal ด้วย)
    • Note : จดบันทึกจิปาถะทั่วไป

smart-folder_0.jpg

  • Smart Mailboxes : เป็นการจับกลุ่มของอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขเดียวกันที่เรากำหนด (ดูการใช้ Smart Mailbox ประกอบ)

OnMyMac_0.jpg

  • On my Mac : เป็น Mailbox ที่เราสร้างเอาไว้บนเครื่อง เอาไว้เก็บเมล์สำคัญ หรืออื่น ๆ

Rss_0.jpg

  • RSS : เอาไว้สำหรับอ่าน RSS Fedds ที่เรา Subcribe ไปครับ

Message pane :

แสดงอีเมล์ที่เรามีบน Account ต่าง ๆ ที่เราเลือก (ปรับย่อขยายส่วนนี้ได้จากการคลิ๊กไปที่ปุ่มกลม ๆ ตรงกรอบด้านล่างของ Message pane นี้)

reszie-msgpane_0.jpg

Message Viewer:
แสดงเนื้อหาของอีเมล์ที่เราเลือกจากใน list

msg-viewer-1_0.jpg

Activity window : ตรงนี้จะบอกว่ามีกิจกรรมอะไรเกิดขึ้นบ้าง ส่วนมากจะแสดงผลให้เรารู้ว่าเรากำลังโหลดเมล์เข้ามา หรือกำลังจะส่งเมล์ออกไป

เราสามารถปิดหน้าต่างนี้ได้จากปุ่มลูกศรเล็ก ๆ ด้านล่าง Activity window นี้
showmailactivity_0.jpg

Mail Rules

Rule : เป็นการสร้างเงื่อนไขให้กับอีเมล์ที่เรามีอยู่ และอีเมล์ที่เราจะได้รับในอนาคตเพื่อสั่งงานอัตโนมัติครับ เช่น

mail-rules-chart.jpg

  • กำหนดสีของอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไข เพื่อให้ง่ายต่อการแยกอ่านภายหลัง
  • ย้าย/ ทำสำเนาเอาไว้ยังปลายทางที่เราต้องการ คล้ายกับ Smart Mailbox แต่เราสั่งให้ย้ายต้นฉบับแทนที่จะทำสำเนาเหมือนใน Smart Mailbox ได้
  • สั่งงานอัตโนมัติเมื่อมีอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขถูกส่งเข้ามาใน inbox เรา โดยทำตามเงื่อนไขง่าย ๆ หรือทำงานร่วมกับ apple script อื่น ๆ เช่น auto response
  • ฯลฯ

note : ดู ความแตกต่างของ Rule กับ Smart Mailbox ประกอบ

เนื่องจาก Rules มีการใช้งานที่ค่อนข้างจะกว้าง จึงขอทำเป็นตัวอย่างพร้อมคำอธิบายก็แล้วกันนะครับ =)
โดยตัวอย่างนี้ ผมต้องการที่จะกำหนดเงื่อนไขว่า ให้เมล์ที่ถูกส่งมาจากกลุ่มชื่อว่า BookG ถูกย้ายไปเก็บในแฟ้มชื่อ BookG ที่อยู่บนเครื่องแทน

ตัวอย่างการสร้าง Rules

ให้ลองกำหนดสิ่งที่เราต้องการเอาไว้ในใจคร่าว ๆ ว่าเราต้องการทำอะไรกับ Rule นี้บ้าง .. จะจดเอาไว้ตรงไหนก็ได้ครับ.. Rule เป็นสิ่งที่ซับซ้อนพอสมควรครับ ถ้าไม่จดเอาไว้ เรามีโอกาสหลงทางได้ง่าย ๆ เหมือนกัน ยิ้ม

ตัวอย่าง ผมต้องการจะย้ายอีเมล์ที่เกี่ยวข้องกับ BookG มาไว้ในแฟ้มชื่อ BookG (หรือว่า Mailbox ที่อยู่บนเครื่อง) .. ที่ผมต้องทำคือ สร้าง Mailbox ใหม่ชื่อว่า BookG เอาไว้บนเครื่องครับ

mailrule-02.jpg

จากนั้นก็สร้าง Rule กัน

การสร้าง Rules

1.ใน Mail.app ไปที่ Preference (หรือกด Command + ,) แล้วเลือก Rules

mailrule-01.jpg

อธิบาย

  • Add Rule : เป็นการเพิ่ม Rule ใหม่เข้าไป
  • Edit : แก้ไข Rule ที่มีอยู่เดิม
  • Duplicate : เป็นการทำสำเนา Rule ที่มีอยู่ เอาไว้สำหรับ backup หรือว่าต้องการสร้าง Rule ใหม่ที่มีพื้นฐานคล้ายของเดิมที่มีอยู่แล้ว
  • Remove : ลบ Rule ออก

note : ปรกติเราจะมี News From Apple มาเป็น Rule พื้นฐานสำหรับคนที่สมัครรับข่าวสารจาก apple ก็จะได้อีเมล์ที่เป็นสีฟ้าอยู่เรื่อย ๆ ถ้าใครไม่ชอบ หรือว่าอยากเปลี่ยนแปลงก็สามารถเข้าไปแก้ได้จากตรงนี้ครับ

2.ในที่นี้เลือก Edit เพื่อทำการสร้าง Rule ใหม่ จะมีหน้าต่างกำหนด Rule

mailrule-02-1-1.jpg

ตรงนี้จะประกอบด้วย 2 ส่วน คือ

  1. ส่วนของการกำหนดเงื่อนไขอีเมล์ที่เราต้องการ
  2. ส่วนของ Actions หรือการสั่งงานอัตโนมัติ ที่เราต้องการกระทำกับอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไข

note : เราสามารถสร้างเงื่อนไขมากกว่า 1 อันได้จากการกด เครื่องหมาย +,- ครับ

Description : ชื่อของ Rule ที่จะมีให้เราเลือกในหน้าของ Preference
ขั้นตอน

  • ในส่วนของเงื่อนไขผมเลือก From เพื่อกำหนดว่าเป็นอีเมล์ที่มาจากใครบ้าง ในที่นี้กำหนดว่าให้มาจาก bookg เท่านั้น
  • actions ที่ผมใช้คือ Move Message ไปยังแฟ้มชื่อ BookG ที่ผมสร้างเอาไว้ตอนแรก

จากนั้นกด OK จะมีหน้าต่างมาถามเราว่าต้องการจะใช้ Rule ที่เราเพิ่งสร้างนี้กับ Inbox ที่เราเลือกอยู่หรือไม่ (ถ้าเราเลือก Inbox ที่เราต้องการอยู่แล้ว ก็เลือก Apply แล้วข้ามขั้นตอนที่ 3 ไปแต่ถ้าไม่ ก็เลือก Don’t ครับ แล้วไปขึ้นตอนที่ 3)

mailrule-03.jpg

3.เลือก อีเมล์จากใน inbox ที่ต้องการ (จะเลือกทั้งหมด หรือว่าบางฉบับที่ต้องการก็ได้) จากนั้นคลิ๊กขวา แล้วเลือก apply rules ครับ

4.ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาด เราจะย้ายอีเมล์มายัง mailbox บนเครื่องของเราแล้ว

mailrule-04.jpg

ส่วนของเงื่อนไข

โดยทั่วไปจะคล้าย ๆ กับเงื่อนไขบน Smart Mailbox ครับ

conditions_0.jpg
อธิบาย

  • From : จากใคร (ผู้ที่ส่งอีเมล์มาให้เรา)
  • To : ผู้รับ (ผู้ที่เราส่งอีเมล์ไปถึง)
  • Cc : สำเนาถึงใครบ้าง
  • Subject : หัวเรื่องของอีเมล์
  • Any Recipient : ระบุว่าผู้รับจะเป็นใครก็ได้ เป็นการกำหนดเงื่อนไขโดยไม่เฉพาะเจาะจงกับผู้รับคนใดคนหนึ่ง
  • Message is addressed to my Full Name : อีเมล์ที่ถูกส่งมาโดยระบุถึงชื่อ + สกุลจริงของเรา
  • Message is not addressed to my Full Name : อีเมล์ที่ไม่ถูกส่งมาโดยระบุถึงชื่อ + นามสกุลจริงของเรา
  • Date Sent : สำหรับอีเมล์ที่เราส่งไปหาคนอื่น โดยเอาเวลาส่งเป็นตัวกำหนดเงื่อนไข เหมาะสำหรับหาอีเมล์ที่เราส่งออกไปหาผู้รับ ในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ (กำหนดได้เป็นวัน)
  • Date Received : คล้ายกับ Date Sent แต่เป็นการกำหนดเงื่อนไขบนอีเมล์ที่เราได้รับ (Received) แทน
  • Account : กำหนดว่าจะเอาAccount ไหนของเรามาเข้าเงื่อนไขบ้าง (สำหรับคนที่มีหลาย Account สามารถใช้ตรงนี้ช่วยแยกได้)
  • Sender is in my Address Book : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา มีชื่ออยู่ใน Address Book ของเรา (เรารู้จัก)
  • Sender is not in my Address Book : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา มีไม่ชื่ออยู่ใน Address Book ของเรา (เราไม่รู้จัก)
  • Sender is in my Previous Recipients : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา เป็นหนึ่งในผู้ที่เราเคยส่งอีเมล์ไปหา (อาจจะรู้จัก หรือเราเคยติดต่อด้วย)
  • Sender is not in my Previous Recipients : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา เป็นผู้ที่เราไม่เคยส่งอีเมล์ไปหา (จากใครก็ไม่รู้)
  • Sender is member of Group : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา เป็นหนึ่งในกลุ่มของรายชื่อที่เรามีบน Address Book ของเรา
  • Sender is not a member of Group : ผู้ที่ส่งอีเมล์มา ไม่มีรายชื่ออยู่ในกลุ่มบน Address Book ของเรา
  • Message Content : กำหนดเงื่อนไขจากคำที่มีอยู่ในเนื้อหาของอีเมล์
  • Message is junk Mail : อีเมล์ที่ถูกระบุว่าเป็น Junk Mail แล้ว
  • Message is Signed : อีเมล์ที่ถูกเซ็นแบบดิจิตอลมาแล้ว
  • Message is Encrypted : อีเมล์ที่ถูกบีบอัด / เข้าระหัสมาแล้ว
  • Priority is High : อีเมล์ที่มี Priority แบบ High
  • Priority is Normal : อีเมล์ที่มี Priority แบบ Normal
  • Priority is Low : อีเมล์ที่มี Priority แบบ Low
  • Any Attachment Name : อีเมล์ที่มี Attachment (ไม่เจาะจงชื่อ)
  • Message Type : กำหนดชนิดของเนื้อหา ( Email, Note, Rss)
  • Every Message : กำหนดเงื่อนไขมีผลกับอีเมล์ทุกฉบับ
  • Edit Header List... : สำหรับเพิ่มเติม หรือว่าลดเงื่อนไขเกี่ยวกับหัวอีเมล์ที่เรามีอยู่ (ปรกติเราจะมี From, To, Cc, Subject .. เราสามารถเพิ่มเติมในตรงนี้ได้)

Actions

Actions : เป็นการสั่งงานอัตโนมัติกับอีเมล์ที่ตรงกับเงื่อนไขของเรา จะเป็นการสั่งงานเพียงอย่างเดียว หรือหลายอย่างพร้อมกันก็ได้ มีให้เลือกดังนี้

rules.png
อธิบาย

  • Move Message : ย้ายอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไข ไปยังปลายทางที่กำหนด (ย้ายต้นฉบับ)
  • Copy Message : ทำสำเนาอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขไปที่ปลายทางที่กำหนด (เป็นการทำซ้ำอีเมล์ขึ้นมา)
  • Se: Color of Message : ตั้งสีของ Subject ได้ตามเงื่อนไขที่กำหนด
  • Play Sound : ตั้งเสียงเตือนแบบต่าง ๆ
  • Bounce Icon in Dock : เมื่อได้รับอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไข ตัวไอคอนเมล์จะเด้งไปมาบน Dock
  • Reply to Message : เมื่อได้รับอีเมล์ที่กำหนด จะทำการตอบกลับอัตโนมัติ (เรากำหนดข้อความตอบกลับได้)
  • Forward Message : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะทำการ forward ไปยังปลายทางที่กำหนด
  • Redirect Message : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะทำการ redirectไปยังปลายทางที่กำหนด
  • Delete Message : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะทำการลบอีเมล์นั้นทันที
  • Mark as Read : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด อีเมล์ฉบับนั้นจะถูกนับว่าอ่านไปแล้วทันที
  • Mark as Flagged : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะ flag อีเมล์ฉบับนั้นทันที
  • Run AppleScript : เมื่อได้รับอีเมล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด จะให้ AppleScript ที่กำหนดไว้ทำงาน
  • Stop evaluating rules : เป็นการบอก Mail.app ว่านี่เป็นจุดสิ้นสุดของ Action ในกรณีที่มีการรอเพื่อกระทำการอย่างอื่นต่อไป (ถ้าผมเข้าใจไม่ผิดนะ แบร่..)

Reply, Forward, Redirect, Bounce ?

เวลาเราได้รับอีเมล์แล้ว ปรกติถ้าเราคลิ๊กขวาจะเป็นทางลัดว่า เราสามารถทำอะไรกับอีเมล์ฉบับนั้นได้บ้าง .. ในบทความนี้จะขออธิบายเกี่ยวกับ Reply, Forward, Redirect และ Bounce ครับ

Reply, Reply All

สมชาย ส่งอีเมล์ถึง สมร และ Cc ถึง สมบัติ

  • ถ้า สมร เลือก Reply All อีเมล์ตอบกลับจะถูกส่งถึงทั้ง สมชาย และ สมบัติ (หรือใครก็ตามที่อยู่ใน To, Cc, Bcc )
  • ถ้า สมร เลือก Reply อีเมล์ตอบกลับจะถูกส่งกลับไปที่ สมชาย เพียงคนเดียว
  • ถ้า สมบัติ เลือก Reply อีเมล์ตอบกลับจะถูกส่งกลับไปที่ สมชาย เพียงคนเดียว

Forward

สมชาย อ่านอีเมล์ที่คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์กับ สมร ด้วย จีง Forward อีเมล์ ถึง สมร ซึ่งเนื้อหาในอีเมล์จะถูก Quote เพื่อให้เห็นว่าเป็นอีเมล์ที่ถูก Forward มา

  • ถ้า สมร reply อีเมล์ก็จะถูกตอบกลับมายังสมชาย

Redirect

สมร ทำงานอยู่แผนก Customer support ที่จะได้รับอีเมล์ร้องเรียนถึงฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องจากลูกค้าถึง สมชาย ฝ่ายเครื่องทำน้ำร้อน และ สมบัติ ฝ่ายเครื่องเรือน

สมร Redirect อีเมล์ ถึง สมชาย และ Redirect อีเมล์ ถึง สมบัติ ในเรื่องที่เกี่ยวข้อง โดยอีเมล์ที่ถูก Redirect มานี้ จะไม่มีการ Quote ข้อความ (เพราะไม่ใช่การ Forward)

  • ถ้าสมชาย Reply อีเมล์จะถูกตอบกลับไปที่ลูกค้าโดยตรง ไม่ผ่าน สมร
  • ถ้าสมบัติ Reply อีเมล์จะถูกตอบกลับถึงลูกค้าโดยตรง ไม่ผ่าน สมร เช่นกัน

Bounce

เป็นการปฎิเสธอีเมล์ที่เราไม่ต้องการไปถึงผู้ส่ง (โดยที่เราต้องมีที่ Addressผู้ส่งที่ใช้งานได้จริง) ส่วนมากใช้ร่วมกับ Junk Mail filter เพื่อลดจำนวนอีเมล์ที่เราไม่ต้องการหรือว่า Spam ลง

Rules - Smart Mailbox แตกต่างกันอย่างไร

Rule กับ Smart Mailboxes นั้นมีส่วนคล้ายกัน คือให้เรากำหนดเงื่อนไขเพื่อรวมกลุ่มอีเมล์ที่เข้าข่ายเงื่อนไขนั้น ๆ ไว้ที่เดียวกัน โดยมีข้อแตกต่างดังนั้น

Rules

จะเป็นการสั่งงานอัติโนมัติกับอีเมล์ที่ตรงกับเงื่อนไขที่เรากำหนด (ดู Mail Rules ประกอบ)

mail-rules-chart_1.jpg

ตัวอย่างการใช้ Mail Rules

  • กำหนดสีของอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไข เพื่อให้ง่ายต่อการแยกอ่านภายหลัง
  • ย้าย/ ทำสำเนาเอาไว้ยังปลายทางที่เราต้องการ คล้ายกับ Smart Mailbox แต่เราสั่งให้ย้ายต้นฉบับแทนที่จะทำสำเนาเหมือนใน Smart Mailbox ได้
  • สั่งงานอัตโนมัติเมื่อมีอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขถูกส่งเข้ามาใน inbox เรา โดยทำตามเงื่อนไขง่าย ๆ หรือทำงานร่วมกับ apple script อื่น ๆ เช่น auto response
  • ฯลฯ

note : Rule สามารใช้กรองอีเมล์ที่ถูกส่งมา หรืออีเมล์ที่เรามีอยู่แล้วใน inbox ก็ได้ (คลิ๊กขวาที่อีเมล์ใน inbox ที่เราต้องการ จากนั้นเลือก Apply Rule)

Smart Mailboxes

เป็นการสร้าง alias (ร่างทรง) ของอีเมล์ต้นฉบับใน inbox ของเรา บนจุดหมายปลายทาง (smart mailboxes) ที่เราต้องการเท่านั้น ไม่มีการสั่งงานอัตโนมัติอื่น ๆ เพิ่มเข้ามาอีก

mail-smrtfoldr-chart_0.jpg

จากภาพจะเห็นว่าการทำ Smart Mailbox จะเป็นการสร้างสำเนาของอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขขึ้นมาใหม่ บนจุดหมายปลายทางที่ต้องการ หมายความว่า ต้นฉบับจะยังคงมีอยู่ใน inbox ครับ

นี่เป็นหลักการเดียวกับ Smart Folder บน Finder หรือว่า Smart Album บน iPhoto หรือ Smart อื่น ๆ บน OS X ครับ

note :
1.อีเมล์ฉบับเดียว (ต้นฉบับ) ใน inbox สามารถไปอยู่ในหลาย Smart Mailboxได้ ถ้าเข้าเงื่อนไขที่กำหนด
2.ถ้าเราทำการแก้ไข flag / หรือว่าลบอีเมล์ที่เป็นสำเนาบน Smart Mailbox .. ต้นฉบับใน inbox ก็จะถูกแก้ไขตาม หรือว่าลบไปด้วยครับ
3.ถ้าเราลบ Smart Mailbox สำเนาอีเมล์ทั้งหมดใน Smart Mailbox นั้นจะถูกลบไปด้วย แต่ ต้นฉบับของอีเมล์ทั้งหมดใน inbox จะยังอยู่

การสร้าง Email ใหม่

การสร้างอีเมล์ใน Mail สามารถทำได้ดังนี้

ใน Mail บน menu bar เลือก New Message

Picture1_30.jpg

เข้าสู่หน้าต่างเขียนอีเมล์ใหม่
Picture2_27.jpg
เหมือนขั้นตอนการสร้างอีเมล์บน webmail ทั่วไปครับ มีส่วนประกอบตามนี้

To : ระบุ Email ผู้รับที่เราต้องการจะส่งถึง
        Cc : การส่งสำเนาไปถึงผู้รับอื่น ๆ อีก
        Bcc :การส่งสำเนาไปถึงผู้รับอีื่น ๆ โดยที่จะไม่ระบุในอีเมล์ปลายทางว่าเราส่งสำเนาไปให้ใครบ้าง
Subject : กำหนดหัวข้อของ Email
From : เป็นการระบุว่าเมล์นี้ถูกส่งจากไหน ปรกติจะตั้งเอาไว้เป็น account แรกของเรา แต่ ถ้าเรามีหลาย account เราสามารถเลือกที่จะเปลี่ยนได้จากตรงนี้ครับ
Signature : ใส่ลายเซ็นของเราในข้อความ (เราต้องสร้างลายเซ็นขึ้นมาก่อน ดู การสร้างลายเซ็น ประกอบ)
Priority : กำหนดความสำคัญเร่งด่วนของอีเมล์

note : เราสามารถปรับแต่งให้แสดง หัวข้อเหล่านี้ได้จากการกดเข้าไปที่ปุ่มเล็ก ๆ (แถวเดียวกับ Subject) แล้วเลือกเปิดปิดหัวข้อที่เราไม่ต้องการได้

add-feild.jpg

บน Tool bar

mail-toolbar.jpg

มีคำสั่งต่าง ๆ ดังนี้

button-send.jpg

Send : ส่งอีเมล์ที่เราเขียนเสร็จแล้วออกไปหาผู้รับ

button-chat.jpg

Chat : ถ้า Buddy ใน iChat ของเราออนไลน์เราสามารถเห็นได้จากตรงนี้

button-attach.jpg

Attach : เพิ่มไฟล์แนบ

button-addressbook.jpg

Address : ใส่อีเมล์ผู้รับลงในหัวข้อ To, Cc, Bcc โดยเลือกจาก contact ใน address book ของเรา

button-font.jpg

Font : ปรับแต่งเกี่ยวกับตัวอักษรที่ใช้พิมพ์ในเนื้อหาอีเมล์

button-color.jpg

Color : ปรับแต่งสีของตัวอักษร (ใช้ได้กับอีเมล์แบบ Rich Text เท่านั้น ถ้าเราใช้กับ Plaintext โปรแกรมจะถามเราว่าต้องการ convert อีเมล์ที่เราเขียนให้เป็น Rich text หรือไม่)

button-saveasdraft.jpg

Save as draft : เป็นการร่างอีเมล์เก็บเอาไว้ก่อน (เมื่อ save as draft แล้วอีเมล์ที่ save ไปนี้จะไปอยู่ในส่วนของ Mailbox/Draft )

button-richplaintxt.jpg

Rich Text, Plain Text : ปุ่มนี้จะให้เราเลือก format ของอีเมล์ที่เราเขียนครับ

  • Rich Text : จะเป็นอีเมล์แบบปรับเปลี่ยนสีของตัวหนังสือ หรือว่าใส่ link เข้าไปที่ตัวหนังสือได้เลย ทำให้ดูดีกว่าแบบ Plain text แต่การแสดงผลที่ไม่สม่ำเสมอ ขึ้นอยู่กับโปรแกรมอีเมล์ที่ใช้ และแต่ละโปรแกรมก็จะมีวิธีการแสดงผลอีเมล์แบบ Rich text ไม่เหมือนกัน - -’
  • Plain Text : เป็นอีเมล์ปรกติที่ไม่ค่อยมีลูกเล่นอะไรมากนัก แต่ว่าเข้ากันได้ดีกับระบบอีเมล์ส่วนใหญ่ (แสดงผลไม่ค่อยผิดพลาดบนโปรแกรมต่าง ๆ ด้วย)

button-textsize.jpg

Text size : ปรับเปลี่ยนขนาดตัวอักษร

button-photobrowser.jpg

Photo Browser : เรียกใช้งาน Photo Browser เพื่อเข้าไปดึงรูปจาก iPhoto หรือ Library อื่น ๆ มาใส่ในอีเมล์ (ดูหัวข้อถัดไปเรื่องการใช้ Stationary ประกอบ)

button-stationary.jpg

Show Stationary : เป็น Template อีเมล์แบบ Rich text สวยงาม (ดูหัวข้อถัดไปประกอบ)

จากนั้นก็เริ่มเขียนข้อความ เมื่อเสร็จแล้ว กด Send เป็นการส่งเมล์ออกไปหาผู้รับ
ยิ้ม

การสร้างอีเมล์ด้วย Stationary

Picture3_26.jpg

กดปุ่มนี้ครับ แล้วเราจะเห็นหน้าต่างที่เป็น Template โผล่ขึ้นมาเนื้อช่องเนื้อหาอีเมล์ของเรา

Picture5_19.jpg

เป็น Template ที่มีหลากหลายประเภทให้เลือกนะครับ ลองเลือกดู

Picture4_13.jpg

จากนั้นก็ใส่รูป + เนื้อหา

Picture6_13.jpg

เลือกปุ่ม Photo Browser เพื่อเปิดหน้าต่าง Photo Browser ขึ้นมาให้เราสามารถเข้าไปดึงรูปจากใน iPhoto Library หรือจาก Aperture ได้ มีรูปร่างหน้าตาแบบนี้ครับ

Picture7_15.jpg
ด้านบนจะให้เราเลือกว่าจะเข้าไปเอารูปจากไหนมาได้บ้าง (การแบ่ง album อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยบน iPhoto หรือว่า Aperture ช่วยตรงนี้ได้มากสุด ๆ ครับ)

Picture8-1_2.jpg

ที่เราต้องทำคือ ลากรูปจากใน Photo Browser มาลงในตำแหน่งรูปที่มีอยู่บน Template ครับ จากนั้นก็กดพิมพ์เนื้อหา แล้วเลือก Send เพื่อเป็นการส่งเมล์ออกเป็นอันเสร็จพิธีครับ ยิ้ม

ทดสอบการส่งอีเมล์ด้วย Stationary

Picture9_7.jpg

ผมลองทดสอบการใช้ Stationary ส่งออกหาผู้ใช้ Hotmail ดูนะครับ และนี่คือผลลัพท์ที่ได้ ดูดีไม่หยอก (รอยต่อของภาพบางส่วนใน hotmail นี้ต่อกันไม่สนิท แต่อยู่ในขั้นรับได้ และดูดีพอสมควรเลยนะครับ)

ลองเล่นกันดูนะครับ =)

ขอให้มีความสุขในการใช้ Mail ครับ

การใช้ Smart Mailbox

Smart Mailboxes : เป็นการจับกลุ่มอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขเดียวกันจากที่เรากำหนด เป็นหลักการเดียวกับ Smart foler ในโปรแกรมอื่น ๆ บน OS X

mail-smrtfoldr-chart_1.jpg

ตัวอย่างการสร้าง Smart Mailboxes ไว้ใช้งาน

ตัวอย่างที่ 1 สร้าง Smart Mailboxes สำหรับอีเมล์ที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด

จากหน้าต่างของ Mail ไปที่เครื่องหมาย +

Picture1_43.jpg

เลือก New Smart Mailbox..

เข้าหน้าต่างกำหนดเงื่อนไขของ Smart Mailbox

Picture2_37.jpg

Smart Mailbox Name : กำหนดชื่อของ Smart Mailbox ที่เรากำลังจะสร้าง
Contain : จะเลือกว่าเราต้องการจะใช้ Smart Mailbox นี้กับอะไร ระหว่าง เนื้อหาใน Mail หรือว่า To do
that match : เป็นการกำหนดว่าจะให้ Smart Mailbox นี้แสดงผลลัพท์ที่เข้าข่ายทั้งหมด (All) หรือว่า เข้าข่ายเงื่อนไขบางส่วน(Any) ตามที่เรากำหนด แล้วจับผลลัพท์ที่ได้มารวมกัน
Include messages from Trash : เลือกเพื่อให้แสงผลลัพท์จากเมล์ที่อยู่ใน Trash บน Mail ด้วย
Include message from Sent : เลือกเพื่อให้รวมผลลัพท์จากในอีเมล์ที่ถูกส่งไปแล้วด้วย

note : เลือก All ถ้าต้องการให้ผลลัพท์เข้าข่ายเงื่อนไขทั้งหมดที่เราตั้ง ยิ่งเรามีหลายเงื่อนไข ผลลัพท์ที่ได้จะลดลงเรื่อย ๆ ในทางตรงกันข้ามกับการเลือก Any ที่ผลลัพท์จะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ถ้าเราตั้งเงื่อนไขเอาไว้ไม่ดี อาจจะได้เมล์จากทุก account มารวมกันได้ครับ - -’

ให้เราตั้งเงื่อนไขแรกเป็น Unread Message

Picture2-1_15.jpg

เลือกไปที่ช่อง From เพื่อทำการเปลี่ยนเงื่อนไข จากนั้นเลือกไปที่ Message is Unread

Picture3_40.jpg
จากนั้นเราจะได้หน้าตาของเงื่อนไขที่เปลี่ยนไปเล็กน้อยตามนี้

Picture4_22.jpg

กด OK ผ่านไปเป็นอันเสร็จขึ้นตอนตรงนี้ครับ

ดูในส่วนของ Smart Mailbox

Picture5_28.jpg

เราจะเห็น Smart Mailbox ที่เราเพิ่งสร้างใหม่อยู่ด้านซ้ายมือแล้วครับ พร้อมกับถ้าเรามีจำนวนอีเมล์ที่ยังไม่ได้อ่าน (ตามเงื่อนไขเป๊ะ ๆ) เค้าก็จะขึ้นมาเป็นตัวเลขบอกจำนวนให้เราทราบครับ ว่ามีอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขของ Smart Mailbox นี้กี่ฉบับ

เป็นอันหมดในส่วนของการสร้าง Smart Mailbox เอาไว้ดูอีเมล์ที่เรายังไม่ได้อ่านนะครับ

ตัวอย่างที่ 2 สร้าง Smart Mailboxes สำหรับอีเมล์จากผู้รับที่เรากำหนดเท่านั้น

conditions_1.jpg

เลือก that match ให้เป็น all หรือ any ก็ได้ สำหรับจากตัวอย่างผมเลือกเป็น any เพราะว่าต้องการให้ผลลัพท์ที่ได้รวมอีเมล์จาก 2 ผู้ส่งเข้าด้วยกัน

From : เพื่อที่จะระบุว่า มาจากใคร
Contains : จะเป็นการกรองชื่อว่าให้มีชื่อที่เราต้องการเท่านั้นถึงจะเข้าเงื่อนไข
ในช่องว่าง กรอกชื่ออีเมล์ที่เราต้องการเข้าไปครับ

note : ถ้าเราต้องการเพิ่มเงื่อนไขสามารถทำได้โดยการกดเครื่องหมาย + หรือว่า - เพื่อเป็นการเอาเงื่อนไขนั้น ๆ ออกครับ

update : 5 พย.2551 เพิ่มภาพประกอบเกี่ยวกับ Smart mailbox

จัดการกับข้อมูลในเนื้อหาของ Mail

Mail เป็น app ที่ฉลาดพอที่จะแยกแยะประเภทของข้อมูลต่าง ๆ ที่มีอยู่ภายในเนื้อหาได้ครับ เช่น

การแยกแยะวันที่ เพื่อนำมาสร้าง Event ใหม่ใน iCal ให้

Picture8-1_3.jpg
เมื่อคลิ๊กไปที่ลูกศรเล็ก ๆ ทางด้านขวาของข้อมูล จะมีตัวเลือกคือ

  • Create New iCal Event.. : เป็นการสร้าง Event ใหม่ใน iCal
  • Show this Date in iCal : เปิด iCal ขึ้นมาและพาเราไปยังวันที่ ที่ระบุอยู่ในอีเมล์นี้

note : ผลลองทดสอบกับวันที่ในรูปแบบต่าง ๆ ดูแล้ว พบว่า เค้าสามารถแยกแยะออกครับ ไม่ว่าจะเขียนตัวย่อตัวเต็ม ... แต่ใช้ได้กับเฉพาะวันที่ ค.ศ. เท่านั้นนะครับ วันที่แบบไทย ๆ หมดสิทธิ์ - -

Picture10_5.jpg
รูปแบบวันที่ในรูปด้านบนนี้ Mail สามารถแยกแยะออกว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับวันที่ และเวลาได้หมดเลยครับ

การแยกแยะข้อมูลที่อยู่ เพื่อเพิ่มลงใน Address Book

Picture1_31.jpg

  • Create New Contact : สร้าง Contact ใหม่ขึ้นมาใน Address Book พร้อมกับเพิ่มที่อยู่นี้ลงไปใน contact ใหม่
  • Add to Existing Contact : เพิ่มที่อยู่นี้ลงไปใน contact ที่เรามีอยู่่แล้ว
  • Show Map : แสดงแผนที่จาก google map
  • Large Type : แสดงที่อยู่เป็นตัวหนังสือขนาดใหญ่

แยกแยะ Email ผู้ส่งเพื่อจดจำลง Address Book

Picture5_21.jpg

  • Copy Address : เป็นการ copy ที่อยู่นี้เอาไว้ใน clipboard เพื่อเอาไป paste ที่อื่น
  • New Message : สร้างอีเมล์ตอบกลับผู้ส่งนี้ขึ้นมา
  • Add to Address Book : เพิ่มอีเมล์นี้ลงใน Address Book
  • Create Smart Mailbox : สร้าง Smart Mailbox สำหรับผู้ส่งนี้ขึ้นมา เอาไว้หาอีเมล์ฉบับอื่น ๆ ที่ถูกส่งมาโดยคนเดียวกัน
  • Spotlight : ค้นหาโดยใช้ Spotlight เพื่อหาข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับผู้ส่งนี้ที่เราอาจจะมีอยุ่ในเครื่อง เช่นไฟล์งาน ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น

Mail Tips

Tips & Tricks ในการใช้งาน Mail.app

note : ถ้าเมนูด้านซ้ายมือซ้อนกันจนอ่านไม่รู้เรื่อง ให้ดูจากรายการด้านล่างนี้แทนครับ

Drag & Drop - ลากแล้ววาง

ปรกติแล้ว เราใช้การ Drag & Drop ในการจัดการตำแหน่งของไฟล์ เช่นย้ายไฟล์ไปไว้ยังที่ใหม่ แต่บน OS X การ Drag & Drop สามารถใช้งานได้มากกว่าการเคลื่อนย้ายไฟล์ครับ

ลากแล้ววางไฟล์แนบ จากใน Mail

ถ้าเราได้รับอีเมล์ ที่มีไฟล์ภาพแนบมาด้วย เราสามารถลากไฟล์ภาพออกมาวางไว้บน Desktop เราได้เลย ซึ่งจะเป็นการสร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมาครับ

drag-mailpic-1_0.jpeg

ที่เราต้องทำคือ ให้คลิ๊กที่ไฟล์ภาพที่เราเห็นอยู่ในเนื้อหาของอีเมล์ฉบับนั้น แล้วลากไปวางไว้บน Desktop

drag-mailpic-2_0.jpeg

เราจะได้ไฟล์ใหม่ขึ้นมาบน Desktop ครับ ซึ่งก็คือไฟล์ภาพเดียวกับใน อีเมล์ ของเรานั้นเอง เป็นไฟล์ใหม่ ที่มีคุณสมบัติเหมือนไฟล์ภาพทั่วไปทุกประการ

drag-mailpic-3_0.jpeg

note :

  • เราสามารถลากไฟล์ชนิดอื่น ๆ ที่แนบมาในอีเมล์ ได้จากวิธีเดียวกันนี้ครับ
  • หรือเราจะเลือก save ไฟล์ออกมาได้จากปุ่ม Save ที่ต่อท้ายชื่อไฟล์ในส่วนของ Attachment ก็ได้

saveattach_0.jpg

ไม่เฉพาะกับไฟล์แนบเท่านั้น

เราสามารถใช้การ Drag & Drop กับเนื้อหาที่เป็นตัวหนังสือบางส่วน หรือทั้งหมดในอีเมล์ได้ด้วยครับ

1.เลือกเนื้อหาที่เราต้องการ จากนั้นให้เล็งดี ๆ ครับ เราจะลากเค้าออกมาได้ตัว cursor ของเราต้องเป็นตัว I (สัญลักษณ์เวลาเราจะพิมพ์) นะครับ ถ้าเป็น cursor ลูกศรปรกติเราจะลากไม่ได้

Picture3_4.jpeg

2.ลากมาวางไว้บน Desktop

Picture5_0.jpeg

3.ได้ไฟล์ใหม่มาแล้ว

Picture4_2.jpeg

Picture6_0.jpeg

เราคลิ๊กเข้้าไปดูในไฟล์นี้ได้ครับ ว่ามีข้อความอะไรอยู่ในนี้บ้าง
Picture7_0.jpeg
note : ไฟล์ text ที่ได้มาบน Desktop จากขึ้นตอนนี้เราจะคลิ๊กเข้าไปดูได้ แต่จะแก้ไขไม่ได้นะครับ ดูขั้นตอนต่อไปประกอบ

วิธีนำไฟล์ text ที่ได้ไปใช้ต่อ

หลังจากที่เราได้ไฟล์ text ที่เราต้องการมาแล้ว ต่อมาให้เราเปิดโปรแกรม TextEdit จาก Applications/TextEdit

Picture8_0.jpeg

แล้วลากไฟล์ text ที่เราได้มาลงในหน้าต่างของ TextEdit ครับ

Picture9_0.jpeg

เราจะได้ข้อความที่เราต้องการมาอยู่ใน TextEdit แล้ว ซึ่งจากตรงนี้ เราสามารถแก้ไขเพื่อนำไปใช้ต่อในขั้นตอนอื่น ๆ ได้แล้วครับ

Picture10_0.jpeg

note : การลากตัวอักษรออกมานี้ สามารถนไปใช้กับ Application อื่น ๆ ได้อีก เช่น Safari , Finder หรือว่าเวลาดูไฟล์ PDF บน Preview ครับ

หมดแล้วครับ หวังว่าคงเป็นประโยชน์บ้าง ไม่มากก็น้อยนะครับ ยิ้ม

Mail Tips : วิธี backup และ restore อีเมล์ในแบบต่าง ๆ ครับ

คุณ Biggie ถามคำถามเกี่ยวกับการ backup และ restore อีเมล์ในลักษณะต่าง ๆ จากบน mail.app และมี comment ที่เป็นประโยชน์มาก ๆ จากคุณ pippo เพิ่มเติมนะครับ ผมเลยเอามาเก็บไว้ใน how to เกี่ยวกับ mail.app นี้เลย จะได้เป็นประโยชน์กับสมาชิกท่านอื่น หรือกับผู้สนใจทั่วไป

อ่านได้ที่นี่ครับ

http://macmuemai.com/forum/topic/1666

Mail.app : ลบ email ที่มาจาก yahoo account

แล้วมิกย้ายจาก Hotmail มา Yahoo เพื่ออะไรหนอ - -"
ไหนๆก็พูดเรื่อง Mail.app แล้วขอามเลยละกันครับ มีปัญญหาพอดีเลยครับ
- อยากรู้วิธีบลอก Mail พวก Junk Mail อะครับ ไม่ให้ติดมาด้วยตอน Get Mial ใน Mail.app มันจะมาด้วย แต่ชื่อเมลจะเป็นสีน้ำตาลๆ ทำไงถึงจะให้มันไม่โผล่มาใน Mail.app ครับ
- พักหลังๆไม่รู้เป็นอะไรครับ ไม่สามารถลากเมลที่ต้องการจะลบเข้า Trash ของ Yahoo ได้ พอลองแล้วมันจะขึ้นตามรูปน่ะครับ เป็นเพราะมีปัญหา หรือมิกไม่กดอะไรมัั่วรึป่าวหนอ -*-

Mail.app : วิธีอ่านเมล์ที่มาเป็นภาษาต่างดาว

ถ้าเราได้รับอีเมล์ที่เป็นภาษาต่างดาวมา เราสามารถเข้าไปแก้ให้อ่านเป็นภาษาไทยในขั้นต้นได้แบบนี้ครับ

  1. บน Mail.app ไปที่ Message บนเมนูบาร์
  2. เลือก Text Encoding จากเดิมเขาจะตั้งเป็น Automatic ให้เราเปลี่ยนเป็น Thai (Windows,Dos) ครับ =)

[Tip]วีธีตั้งต่า Mail app ให้ใช้ Hotmail ได้

ได้ใช้บริการเวบนี้ตอนเริ่มทดลองลง Leopard ทำอยู่หลายวันจนรู้ว่าเราผิดยังไง เวบนี้ช่วยได้มาก ๆ เลยค่ะ ทำให้อะไร ๆ ง่ายขึ้นเยอะค่ะ

แล้วก็ตอนเล่นใหม่ ๆ ก็อยากเล่น Mail app กับเค้าบ้าง ก็หาวิธีอยู่นานว่าจะทำยังไงให้ Mail app ใช้ เมล์ของ Hotmail ได้ เห็นหลายคนโพสไว้ว่าใช้ได้แต่ Gmail ถ้าเป็น Hotmail ต้องเสียเงิน

แต่ตอนนี้เรามีวิธี set Mail app ให้ใช้ Hotmail ได้แล้วค่ะ มีความสุข ตอนนี้ก็เลยอยากแบ่งปันบ้าง เห็นยังไม่มีใครโพส ก็ฝากกระทู้นี้ด้วยนะคะ มีความสุข

สำหรับ Hotmail ให้ตั้งค่าดังนี้ค่า
Incoming Mail Server :
* POP server: pop3.live.com (Port 995)
* POP SSL required? Yes
* User name: Your Windows Live ID, for example yourname@hotmail.com
* Password: The password you usually use to sign in to Hotmail or Windows Live

Outgoing Mail Sever :
* SMTP server: smtp.live.com (Port 25 or 587)
* Authentication required? Yes (this matches your POP username and password)
* TLS/SSL required? Yes

กรอกตัวหนาลงในช่องว่างนะคะ สำคัญที่สุด มีความสุข
ทดลองแล้ว ใช้ได้ค่ะ
วิธีนี้สามารถใช้ได้กับ โปรแกรม E-mail เช่น Microsoft Outlook, Eudora ได้อีกด้วยค่ะ
ขอให้สนุกกับการเช็คอีเมล์นะคะ

ที่มา - Windows Live Hotmail Blog
http://mailcall.spaces.live.com/blog/cns!CC9301187A51FE33!49799.entry?sa=644575177

การใช้ Gmail กับ Mail app

สำหรับผู้ที่ต้องการใช้ Mail กับ Account ของ Gmail สามารถทำได้ดังนี้

เข้าไป Enable POP จากใน Gmail ของเรา

Picture2_28.jpg

เลือก Enable POP for All mail ครับ จะเป็นการดูดอีเมล์ทั้งหมดเข้ามาบนเครื่อง
ถ้าเลือก
Enable POP for mail that arrives from now on : จะเป็นการเริ่มดูดอีเมล์เข้าเครื่องเรา จากวันนี้เป็นต้นไป

จากนั้นเลื่อนมาดูด้านล่าง

Picture3_27.jpg

เลือก Save Changes ครับ

เข้ามาสร้าง New Account ใหม่บน Mail app

(ดู การสร้าง mail account ใหม่ ประกอบ)

setupgmailacct.jpg
กรอก login + password ของ Gmail ที่เราใช้ลงไป พร้อมกับเลือก Automatically set up account

แล้วเลือก Create

จากนั้น โปรแกรมจะทำการ detect ค่าต่าง ๆ ให้เอง ให้กด Continue ผ่านไปเรื่อย ๆ เหมือนการสร้าง account ใหม่ปรกติครับ

ขอให้มีความสุขในการใช้งาน Mail app กับ Gmail นะครับ =)

note : ตัว Gmail เราสามารถเลือกใช้แบบ IMAP ได้นอกจาก POP นะครับ สำหรับบางคนที่ใช้งาน sync กับเครื่องหลาย ๆ เครื่อง หรือว่ากับอุปกรณ์หลาย ๆ ชิ้น IMAP จะดีกว่าแบบ POP แต่ก็มีปัญหาเกิดกับ IMAP ได้ในบางกรณี คือเค้าอาจจะทำให้เกิดอีเมล์ซ้ำซ้อน และกินพื้นที่บนเครื่องของเราได้ครับ

และมีบาง bug บน Gmail IMAP กับ Apple Mail 3 ครับ

imap-knowissues.jpg
ที่มาจากหน้าเวป Known issues บน Gmail
http://mail.google.com/support/bin/static.py?page=known_issues.cs#

การใช้งาน Yahoo กับ Mail app

สำหรับคนที่จะใช้อีเมล์ของ Yahoo! กับ Mail app บนเครื่องนั้น เราสามารถทำได้ครับ

note : แต่มีข้อแม้ว่า จะต้องไม่เป็น email ที่ใช้นามสกุลว่า @yahoo.com นะครับ ส่วนที่เหลือใช้ได้หมด เช่น @yahoo.sg, @yahoo.co.th ฯลฯ

และนี่เป็นขั้นตอนการใช้งานเมล์ของ Yahoo! กับ Mail app บนเครื่องเราครับ

Log in เข้าไปที่ Yahoo! mail ของเรา

ถ้าใครใช้หน้าตาเมล์ของ Yahoo แบบใหม่อยู่ให้ทำการเปลี่ยนเป็นแบบ Classic ก่อน โดยเลือกที่ Option / Switch to Yahoo! Mail Classic..

Picture2_29.jpg

จากนั้นเลือก Switch to Yahoo! Mail Classic อีกครั้งเพื่อยืนยัน

Picture3_28.jpg

พอเราได้หน้าตา email ของเรากลับเป็นรุ่นดั้งเดิม (Classic) แล้ว ให้เลือกไปที่ Option

Picture4_14.jpg

เข้าสู่หน้า Mail Options

Picture5_20.jpg

เลือก POP Access and Forwarding

Log in เข้าไปที่ Yahoo! mail ของเรา

Picture6_14.jpg

  1. เลือกตำแหน่งนี้
  2. จากนั้นเลือกไปที่ View POP Setting

เข้าสู่หน้า POP Access Settings

Picture7_16.jpg
ให้เรานำค่าที่ได้ตรงนี้ทั้ง Incoming Mail Server(POP3) และ Outgoing Mail Server(POP3) ไปกรอกตอนที่สร้าง New Account ใน Mail app อีกที

note : อย่าลืมตั้ง authentication ด้วยในระหว่างที่สร้าง account ใหม่นะครับ

วิธีแก้ปัญหา Gmail บน Mail.app (Gmail account ถาม password ตลอด login ไม่ได้สักที)

ทิปเล็ก ๆ สำหรับแก้ปัญหา login ใช้งาน Gmail account ที่เรามีอยู่บน Mail.app ไม่ได้ครับ