Rule กับ Smart Mailboxes นั้นมีส่วนคล้ายกัน คือให้เรากำหนดเงื่อนไขเพื่อรวมกลุ่มอีเมล์ที่เข้าข่ายเงื่อนไขนั้น ๆ ไว้ที่เดียวกัน โดยมีข้อแตกต่างดังนั้น
Rules
จะเป็นการสั่งงานอัติโนมัติกับอีเมล์ที่ตรงกับเงื่อนไขที่เรากำหนด (ดู Mail Rules ประกอบ)
ตัวอย่างการใช้ Mail Rules
note : Rule สามารใช้กรองอีเมล์ที่ถูกส่งมา หรืออีเมล์ที่เรามีอยู่แล้วใน inbox ก็ได้ (คลิ๊กขวาที่อีเมล์ใน inbox ที่เราต้องการ จากนั้นเลือก Apply Rule)
Smart Mailboxes
เป็นการสร้าง alias (ร่างทรง) ของอีเมล์ต้นฉบับใน inbox ของเรา บนจุดหมายปลายทาง (smart mailboxes) ที่เราต้องการเท่านั้น ไม่มีการสั่งงานอัตโนมัติอื่น ๆ เพิ่มเข้ามาอีก
จากภาพจะเห็นว่าการทำ Smart Mailbox จะเป็นการสร้างสำเนาของอีเมล์ที่เข้าเงื่อนไขขึ้นมาใหม่ บนจุดหมายปลายทางที่ต้องการ หมายความว่า ต้นฉบับจะยังคงมีอยู่ใน inbox ครับ
นี่เป็นหลักการเดียวกับ Smart Folder บน Finder หรือว่า Smart Album บน iPhoto หรือ Smart อื่น ๆ บน OS X ครับ
note :
1.อีเมล์ฉบับเดียว (ต้นฉบับ) ใน inbox สามารถไปอยู่ในหลาย Smart Mailboxได้ ถ้าเข้าเงื่อนไขที่กำหนด
2.ถ้าเราทำการแก้ไข flag / หรือว่าลบอีเมล์ที่เป็นสำเนาบน Smart Mailbox .. ต้นฉบับใน inbox ก็จะถูกแก้ไขตาม หรือว่าลบไปด้วยครับ
3.ถ้าเราลบ Smart Mailbox สำเนาอีเมล์ทั้งหมดใน Smart Mailbox นั้นจะถูกลบไปด้วย แต่ ต้นฉบับของอีเมล์ทั้งหมดใน inbox จะยังอยู่